Valutazione del personale: quali prove affiancare ai test e ai colloqui?

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Progettazione di un role playing
Dinamiche di gruppo a ruoli liberi o assegnati
I moduli di Google e l'In basket

Valutazione del personale: quali prove affiancare ai test e ai colloqui?
Assessment: role playing, dinamiche di gruppo, in basket...

Valutazione del personale: quali prove affiancare ai test e ai colloqui?

Fare assessment ai tempi del cambiamento può sembrare una sfida molto ardua e in effetti lo è.
In un articolo precedente, ho trattato il tema della progettazione e la conduzione dei colloqui: Psicologia del lavoro e colloqui di selezione online: quali metodi e strumenti?
In questo articolo vorrei spostare l'attenzione sulla progettazione delle prove che possono affiancare l'intervista. Si tratta di prove che possono essere condotte sia in presenza che a distanza. In un momento di cambiamento, infatti, è importante disporre di più strumenti possibile, proprio per poter gestire al meglio richieste diverse e molteplici.

I role playing

Spesso in assessment si utilizzano i role playing. Inizialmente avevo qualche difficoltà a utilizzarli a distanza mentre ora ci ho preso confidenza. Come sempre, è questione di abitudine.
I role playing sono situazioni in cui chiediamo alla persona di interpretare un ruolo per osservare i comportamenti che mette in atto per interpretarlo. Anche l'assessor interpreta un ruolo e interagisce con il candidato. Ad esempio: siete il responsabile acquisti di un piccolo supermercato locale. Un vostro collaboratore avrebbe dovuto consegnarvi un report dettagliato sui prezzi degli attuali fornitori entro oggi alle 12,00. Ieri avete provveduto a ricordarglielo. Lui vi ha detto di stare tranquillo, ma oggi ha consegnato il report alle 14,00 ed è risultato pieno di errori. Avete deciso di parlare con il vostro collaboratore. Al candidato si chiede di interpretare il ruolo del responsabile mentre l'assessor interpreta il collaboratore.
I role playing sono tecniche di osservazione molto utili perché consentono di vedere come la persona effettivamente si comporta in una situazione in cui potrebbe realmente confrontarsi. Infatti, mentre nel colloquio la persona risponde alla domanda raccontando cosa farebbe o cosa direbbe in una situazione specifica, nel role playing mette effettivamente in atto comportamenti per gestire una situazione.
Personalmente faccio un grande uso di role playing perché riscontro spesso una notevole differenza tra ciò che le persone dichiarano di fare e ciò che fanno effettivamente.

Come si progetta un role playing? È necessario avere chiari molti esempi concreti di situazione che la persona potrebbe fronteggiare nel contesto di lavoro. Per questo motivo in fase di analisi della domanda, ed eventualmente anche in fase successiva, è importante chiedere agli interlocutori aziendali più esempi di possibili scenari che la persona potrebbe incontrare in quella posizione. Gli esempi forniscono la base per la progettazione delle situazioni, che poi si procede a trascrivere per non dimenticare nulla al momento dell'incontro con la persona. Occorre avere molto chiari anche quali sono i comportamenti attesi nel role playing, che indicano la presenza della competenza che si vuole rilevare. Ad esempio, nel role playing di esempio citato sopra, l'aspettativa potrebbe essere quella che il candidato apra il colloquio con il collega in modo cordiale per poi andare subito al cuore del problema con fermezza, gestendo possibili obiezioni. Quando si prevede di svolgere dei role playing, sarebbe opportuno essere due assessor, in modo che uno conduca il role playing e l'altro prenda appunti.
Quando si utilizza il role playing nelle prove di valutazione di potenziale si può chiedere il permesso di registrare, in modo da poter mostrare alla persona i comportamenti agiti in un secondo momento (in fase di feedback). Si tratta di una modalità di lavoro molto efficace, perché aiuta la persona a prendere rapidamente consapevolezza di comportamenti che agisce e di cui non è consapevole (esempio: ridere quando si è in imbarazzo, perdere il contatto oculare, non rispetto dei turni di parola, ecc).

Dinamiche di gruppo

Le dinamiche di gruppo sono molto utilizzate negli assessment perché permettono di raccogliere informazioni sui comportamenti della persona quando agisce in gruppo.
Si tratta di discussioni tra più persone in cui ai partecipanti si richiede di raggiungere un obiettivo attraverso l'interazione.
Se i test di autovalutazione (I test psicologici in azienda: alcuni consigli sul tipo di test, somministrazione e interpretazione), consentono di capire come la persona si auto-percepisca rispetto a determinate caratteristiche psicologiche (esempio: estroversione; precisione; organizzazione del lavoro, capacità di creare contatti, ecc.), la dinamica di gruppo, aiuta a vedere come la persona effettivamente si comporta in un contesto relazionale e osservare se agisce quei comportamenti richiesti dal ruolo a cui aspira (i comportamenti attesi). In termini di finalità somiglia al role playing, con la differenza, però, che nella dinamica ci sono più attori e l'assessor ricopre il solo ruolo di osservatore. Le dinamiche di gruppo sono potenti perché spesso sono il principale canale che ci consente osservare comportamenti di cui la persona spesso è inconsapevole quando agisce in gruppo.

Ciascun assessor dovrebbe osservare un massimo di tre/quatto partecipanti; questo perché difficilmente una persona può riuscire ad osservare contemporaneamente e nel dettaglio molteplici comportamenti su più di quattro persone (es. contatto oculare, tono di voce, rispetto dei turni di conversazione, numero di interazioni, ecc). Generalmente i candidati vengono disposti in cerchio, in modo da passare il messaggio che hanno tutti la stessa importanza e che nessun punto di vista prevale sull'altro. Chiaramente è necessario che le persone non abbiano rapporti di subordinazione; quindi niente dinamiche di gruppo con responsabili e loro collaboratori quando si lavora con persone della stessa azienda, ad esempio in assessment di valutazione del potenziale finalizzati alla crescita.
La dinamica di gruppo deve durare abbastanza, in modo da consentirci di osservare la presenza dei comportamenti che si vogliono osservare, rilevare se eventualmente si ripetono e cosa accade man mano che il processo va avanti. Tuttavia, non deve neanche durare troppo, altrimenti diventa pesante per i partecipanti e per gli assessor che devono mantenere alta l'attenzione. Un tempo adeguato è di solito compreso tra un'ora e un'ora e mezzo.

Esistono diversi tipi di dinamiche di gruppo e la scelta varia in funzione dell'obiettivo che si vuole raggiungere. Generalmente, per favorire l'emergere di caratteristiche personali e rendere meno influenti possibili le conoscenze tecnico-professionali, gli argomenti di discussione esulano da problematiche professionali specifiche; non ci interessa, infatti, vedere quanto ne sanno le persone, ma come interagiscono perraggiungere un risultato.
A livello macroscopico, le dinamiche si suddividono in dinamiche di gruppi a ruoli liberi e a ruoli assegnati. Le prime sono quelle in cui i partecipanti non hanno un ruolo specifico; tutti hanno l'obiettivo di risolvere lo stesso problema e hanno tutti le stesse informazioni. Ad esempio: Individuate in 60 minuti un minimo di cinque regole per la conduzione di riunioni efficaci. Motivate ciascuna scelta e mettete le regole individuate in ordine di importanza.
Nelle dinamiche di gruppo a ruoli assegnati, ogni partecipante è in possesso, in base alla situazione proposta, di informazioni diverse dagli altri (per contenuto ma anche per quantità) che lo mettono in condizione di giocare in un determinato ruolo (ad esempio, responsabile risorse umane, responsabile vendite, responsabile qualità). Nelle dinamiche a ruoli liberi, il focus è sulle strategie che ciascun individuo sceglie per comunicare e relazionarsi con gli altri. Nelle dinamiche a ruoli assegnati, la finalità è quella di osservare come ciascun individuo sceglie di affermare la propria posizione in funzione di un obiettivo specifico da raggiungere.

I moduli Google

I moduli Google sono applicazioni per creare questionari e sondaggi che possono essere utilizzati gratuitamente avendo un account Google. Sono un'ottima soluzione per raccogliere informazioni precedentemente alla fase di colloquio o di dinamica di gruppo. Personalmente li uso per fare mappature dei valori professionali, per fare domande aperte su qualcosa che penso sia importante per poi parlarne al momento del colloquio (es. "Se dovesse entrare nel ruolo, quali sono i primi messaggi chiave che vorrebbe passare ai suoi nuovi collaboratori?") o per creare questionari ad hoc, ad esempio su alcuni aspetti della motivazione o su alcune competenze specifiche. In questo modo ci sono già informazioni di base su cui poter discutere al colloquio. Il suggerimento è quello di creare moduli brevi, in modo da non stancare eccessivamente la persona.

In basket

Si tratta di una prova che al momento è piuttosto difficile somministrare a distanza, ma data la rapidità con cui le prove di assessment si stanno rapidamente riadattando alla modalità online, non è escluso che in tempi relativamente brevi entri a far parte della cassetta degli attrezzi dell'assessor anche per gli assessment online. Letteralmente significa "nel cesto" e fa riferimento alla, ormai datata, vaschetta in cui veniva lasciata la corrispondenza in azienda. Oggi il nome della prova è rimasto invariato, ma si fa, di solito, riferimento a delle e-mail. Si chiede ai partecipanti di esaminare le mail in una fase in cui il suo responsabile è assente. In un tempo limitato, il candidato deve organizzare il lavoro decidendo, ad esempio, a quali mail rispondere, quali inoltrare, quali lasciare in stand-by. Inoltre, l'esercitazione può prevedere anche la pianificazione di deleghe e azioni straordinarie compatibilmente con le responsabilità dichiarate al partecipante. Possiamo decidere di introdurre uno o più imprevisti come, ad esempio, segnalare che una importante mail è finita nello spam e deve essere recuperata. L'in-basket fatto in questo modo può prevedere un pc con una reale casella di posta elettronica o si può fornire una cartellina con le mail stampate e un calendario mensile in formato A3.
L'obiettivo è quello di mettere a fuoco competenze legate alla pianificazione, organizzazione, gestione delle priorità e gestione del tempo. Un aspetto che è possibile osservare attraverso l'in basket è anche la capacità di lavorare muovendosi in una cornice di visione di insieme, distinguendo tra attività urgenti, importanti, secondarie o delegabili.

Disporre di una cassetta degli attrezzi più fornita possibile è fondamentale per fronteggiare richieste diverse per ruolo e organizzazione.
Come sempre, la cosa importante è evitare di improvvisarsi e prendere dimestichezza con i diversi strumenti. Come possiamo farlo?

facendo delle prove con i colleghi (ad esempio di role playing) dandosi poi dei feedback;
affiancando colleghi più esperti, osservando come loro si muovono;
facendo supervisioni con colleghi esperti;
studiando materiali specifici che diano istruzioni su come procedere.

Bibliografia

Augugliaro, P. ; Majer, V. (2015), Assessment center e sviluppo manageriale, Franco Angeli.
Osvaldo Danzi, Le umane risorse fanno domande precise, TED Talk
www.ted.com/talks/osvaldo_danzi_le_umane_risorse_fanno_domande_precise
Bagnato, G. (2014), Fare selezione: esperienza e metodo nella scelta delle persone, Egea.
Levati, W.; Saraò, M. (2015), Il modello delle competenze. Un contributo originale per la definizione di un nuovo approccio all'individuo e all'organizzazione nella gestione e nello sviluppo delle risorse umane, Franco Angeli.

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