Psicologia del lavoro e colloqui di selezione online: quali metodi e strumenti?

Psicologia del lavoro e colloqui di selezione online: quali metodi e strumenti?

Psicologia del lavoro e colloqui di selezione online: quali metodi e strumenti?

In fase pandemica, sempre più psicologi che si occupano di selezione del personale si sono trovati a dover passare rapidamente alla gestione del colloquio in modalità online.

Gestire un colloquio di selezione online richiede metodi di lavoro molto diversi da quelli a cui siamo abituati quando lavoriamo in presenza. L'obiettivo di questo articolo è quello di dare alcuni strumenti utili per la gestione del colloquio di selezione a distanza.

Prima di tutto, occorre ricordare quali sono le fasi del colloquio di selezione:

1. Progettazione
2. Conduzione del colloquio (con le sotto fasi di apertura, fase centrale e chiusura)
3. Stesura del report

In questo articolo ci focalizzeremo sui primi due punti; la progettazione è, infatti, propedeutica per poter condurre il colloquio in modo efficace, in quanto è proprio la progettazione a determinare l'impianto del colloquio.

Se, in generale, nei colloqui di selezione non ci si può permettere l'improvvisazione, quando il colloquio si svolge online l'improvvisazione è necessario evitarla con ancora maggiore determinazione. Questo perch&ecute; improvvisare significa prendersi il rischio di fare domande che non ci servono o di andare fuori strada o, ancora, di indagare aspetti che solo in un secondo momento ci rendiamo conto essere secondari ad altri che ci sarebbero interessati di più.
In un contesto in cui già sono presenti limiti comunicativi forti (es. instabilità della connessione, audio e video non sempre ottimali), aggiungere il rischio che l'improvvisazione può comportare, può essere di grande ostacolo.

Come avviene per i colloqui di selezione in presenza, anche per progettare correttamente un colloquio di selezione online è importante prendersi del tempo e rispondere ad alcune domande:

• Cosa dovrà saper fare la persona che ricoprirà questo ruolo in termini di competenze legate al ruolo (ad esempio: gestione del tempo, pianificazione del lavoro, capacità gestionali, ecc.) e al contesto in cui dovrà operare? L'aspetto del contesto organizzativo è fondamentale, perch&ecute; lo stesso ruolo svolto in organizzazioni diverse implica alcune competenze diverse. Ad esempio, alcuni contesti aziendali possono essere più centrati sul teamwork, altri sul lavoro sotto pressione, altri ancora richiedono più abilità di negoziazione. Conoscere le caratteristiche del contesto oltre che del ruolo, è necessario per definire l'insieme delle soft skills (o competenze trasversali) che si intende valutare. Le competenze trasversali sono quelle che non sono legate ad aspetti tecnici, ma a modi di approcciarsi e affrontare il lavoro (es. leadership, gestione del tempo, capacità di lavorare in team, gestione dello stress, flessibilità, comunicazione, ecc.). Il suggerimento è quello di disporre di dizionari di soft skills, alcuni indicati in bibliografia, per ridurre i tempi della scelta di ciò che si ritiene utile valutare.
• Quante soft skills? Dipende dalla complessità del ruolo. Nella mia esperienza, però, difficilmente si riesce a valutare più di tre soft skills in un'ora e un quarto di colloquio. Ovviamente questo vale se si intende andare in profondità. Suggerisco, quindi, di scegliere con molta attenzione le soft skills che si intende valutare anche in base al tempo che si ha a disposizione.
• Quali prove? Sebbene anche prima della fase pandemica si facesse già uso di questionari e test online, in questa fase possono, a maggior ragione, essere utilizzati. Si possono usare test veri e propri, ma anche predisporre dei moduli Goole - tools che consentono di creare questionari o sondaggi online disponendo di un account Google - per inserire delle domande ah hoc da inviare prima del colloquio vero e proprio. Ad esempio, personalmente prima del colloquio, invio delle liste di valori su cui lavorare che possono essere utili per rilevare se i valori personali siano o meno in linea con quelli aziendali. In altri casi si possono inviare moduli Google con domande aperte relativamente alle motivazioni connesse al ruolo o a come si sia venuti a conoscenza di quella posizione aperta o relativamente a quali siano le percezioni che si hanno su quell'azienda.
• Quali domande da fare al colloquio? Anche le domande da fare connesse a ciascuna soft skill dovrebbero essere preparate prima, in modo da sapere già "dove andare a parare". Il suggerimento è quello di evitare domande chiuse (quelle con risposta sì/no) perch&ecute; offrono pochi spunti di riflessione, contrariamente a quelle aperte (Cosa? Come? Chi? Dove? Quando?) che invece danno la possibilità di una maggiore esposizione. Il suggerimento è anche quello di pensare ad almeno tre domande aperte per ciascuna soft skills, in modo da garantirsi un approfondimento di base su ciascuna di esse.

Una volta definito cosa si vuole valutare, ci possiamo preparare alla conduzione del colloquio. Ecco alcuni suggerimenti:

• Quale piattaforma utilizzare? È molto importante conoscere il funzionamento della piattaforma (Zoom, Skype, Meets, Go to meeting, ecc.) che si sceglierà di utilizzare, per non incorrere in errori o in sgradevoli imbarazzi.
• Strumenti: scegliere una videocamera, un microfono e delle cuffie che consentano di gestire al meglio la parte audio e video. Le condizioni del colloquio a distanza già potrebbero impedire di accedere in modo continuativo a informazioni importanti sul paraverbale (tono di voce) e sul linguaggio non verbale; ulteriori ostacoli comunicativi depotenziano ulteriormente la comunicazione.
• Sfondo: scegli uno sfondo chiaro, ben illuminato e con poche distrazioni (quadri, colori, oggetti, ecc.), possibilmente con una fonte luminosa frontale.
• Discrezione: evita, ovviamente, che altre persone accedano alla stanza, a meno che non siano coinvolte nella selezione.
• Organizzazione: se il colloquio prevede la presenza di più selezionatori, definite prima chi farà o dirà cosa, in modo da non parlarvi sopra o non fraintendervi.

La conduzione del colloquio implica diversi momenti:

• Fase di apertura: connettetevi cinque minuti prima, in modo che il candidato vi trovi già presenti appena accede. Aprite il colloquio con un linguaggio non verbale aperto salutando il candidato. Descrivete brevemente le finalità del colloquio, indicatene la durata e le modalità di svolgimento (se ci saranno solo domande o anche dei role playing o prove di altra natura). Presentatevi velocemente e fate presente al candidato che se vi vedrà spostare lo sguardo è perch&ecute; state prendendo nota delle sue risposte.
• Fase centrale del colloquio: ponete le domande e le prove che avete definito in fase di progettazione. Richiedete molti esempi, in modo da avere quante più informazioni concrete possibile. Parlate lentamente e assicuratevi di rispettare i turni di conversazione. Il canale online, infatti, può prevedere tempi diversi di trasmissione del suono ed è possibile che le frasi vengano percepite concluse qualche attimo dopo la loro effettiva conclusione. Parlare lentamente è utile per garantire la corretta trasmissione del messaggio in un contesto che, come dicevamo, può presentare degli ostacoli comunicativi. Durante la conduzione del colloquio potete scegliere se prendere nota scrivendo al computer o se scrivere. Il mio suggerimento è quello di scrivere a computer, perch&ecute; gli occhi si allontanano meno dal candidato.
• Fase finale del colloquio: concludete il colloquio illustrando il ruolo ricercato in modo più approfondito. Questi aspetti vengono comunicati a fine colloquio in quanto prima potrebbero condizionare le risposte della persona, che potrebbero essere orientate verso ciò che pensa ci si aspetti per quel ruolo. Se, ad esempio, dichiaro subito che la posizione ricercata dovrà lavorare in team e fare gioco di squadra, è possibile che il candidato si sforzi di mostrare le sue capacità di lavorare in team, omettendo invece altri aspetti di s&ecute; che ritiene poco in linea con la posizione. La presentazione del ruolo è fondamentale perch&ecute; fornisce alla persona informazioni che possono esserle utili per capire se si senta o meno allineata al ruolo. Nell'ultima fase è importante dichiarare al candidato quando avrà informazioni sull'esito della selezione o sui successivi step. Non dimenticate, infine, di chiedere al candidato se ha delle domande da porci.

Come ogni attività, anche condurre colloqui di selezione online richiede pratica ed esperienza per migliorare e può aiutarci annotare a fine colloquio quali sono stati gli aspetti su cui, dal nostro punto di vista, abbiamo funzionato e quelli invece da migliorare.

Bibliografia

• Levati, W.; Saraò, M.V. (1998). Il modello delle competenze. Milano: Hoepli
• Del Pianto, E. (2004). Assessment Center. Milano: Franco Angeli
• Bagranto, G. (2014). Fare selezione: Esperienza e metodo nella scelta delle persone. Milano: Egea

Altre letture su HT

• Redazione, "Lo Psicologo e la Selezione del personale", articolo pubblicato su HumanTrainer.com, Psico-Pratika nr. 153, 2019
• Monica Salvadore, "Psicologia del lavoro: processo di selezione e distorsioni di giudizio. Errori di valutazione e possibili accorgimenti", articolo pubblicato su HumanTrainer.com, Psico-Pratika nr. 90, 2012

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